Với các loại tài liệu tồn tại dưới dạng hình ảnh, ảnh chụp, có thể là phiếu điểm, bảng danh sách lớp, biên bản dán trên bảng tin, hóa đơn, giấy tờ hành chính hoặc một đoạn văn bản bạn chụp lại bằng điện thoại vì không có file gốc. Khi cần chỉnh sửa lại nội dung, đa số người dùng đều muốn chuyển ảnh thành Word để dễ thao tác. Tuy nhiên, những công cụ thông dụng hoặc miễn phí chỉ trích được một phần chữ, còn bảng và bố cục hoàn toàn biến mất. Bài viết này sẽ phân tích lý do vì sao có những lỗi đó và cách chọn hướng xử lý phù hợp.
Vì sao hình ảnh không thể chỉnh sửa như văn bản?
Về bản chất, hình ảnh chỉ là tập hợp các điểm ảnh (pixel). Máy tính không nhìn thấy “chữ”, “bảng” hay “dòng kẻ” như mắt người, mà chỉ thấy:
- Mảng sáng – tối
- Đường cong – đường thẳng
- Khối màu
Để chuyển hình ảnh sang Word, các công cụ phải dùng công nghệ OCR (Optical Character Recognition) để:
- Nhận diện vùng nào là chữ
- Đoán ký tự tương ứng với từng nét chữ
- Cố gắng dựng lại cấu trúc: dòng, đoạn, bảng, cột…
Việc này dễ bị sai khi:
- Hình ảnh mờ, rung, bị nén quá mạnh
- Dòng chữ bị nghiêng, có bóng hoặc ánh sáng gắt
- Đường kẻ bảng quá mảnh hoặc quá nhạt
- Tài liệu có nhiều ô nhỏ, biểu mẫu chi chít thông tin
- Văn bản dùng Tiếng Việt có dấu phức tạp
Vì thế, nếu hình ảnh đầu vào “khó đọc”, kết quả chuyển sang Word thường khó giữ đúng bố cục và chính tả.
Những tình huống phổ biến cần chuyển hình ảnh sang Word
Nhu cầu này xuất hiện ở khá nhiều nhóm người dùng:
- Giáo viên, nhân viên văn phòng: nhận hình ảnh bảng điểm, danh sách lớp, danh sách học viên… nhưng cần nhập lại hoặc chỉnh sửa.
- Nhân viên hành chính, kế toán: lưu trữ, đối chiếu hoặc chỉnh sửa từ hóa đơn, phiếu thu, giấy tờ hành chính chỉ có dạng hình ảnh.
- Sinh viên, người làm báo cáo: cần trích một phần tài liệu từ hình ảnh để đưa vào Word.
- Người dùng phổ thông: được gửi hình ảnh giấy mời, biên bản, biểu mẫu… và cần sửa vài thông tin trước khi in hoặc gửi lại.
Điểm chung của tất cả các trường hợp này là: Chỉ còn hình ảnh, nhưng bắt buộc phải sửa nội dung bên trong để tái sử dụng lại
Cách xử lý phổ biến với các công cụ OCR hiện nay
Phần lớn các công cụ chuyển hình ảnh sang Word hiện nay đều dựa trên OCR, nhưng kết quả chuyển đổi có thể khác nhau. Về mặt sử dụng, có thể tạm chia làm hai hướng tiếp cận:
1. Hướng ưu tiên nội dung văn bản
Hướng này tập trung trích xuất chữ từ hình ảnh để bạn có thể:
- Biên tập lại nội dung
- Dùng trong báo cáo, email, tài liệu mới
- Dán sang nơi khác và chỉnh sửa thoải mái
Đặc điểm:
- File Word thường ở dạng văn bản phẳng (plain text), ít định dạng phức tạp
- Bảng và khung có thể bị bỏ qua hoặc chuyển thành các đoạn xuống dòng
- Phù hợp khi bố cục không quan trọng bằng nội dung
Đây là cách nhiều người chọn khi chỉ cần lấy chữ, không bận tâm chuyện giữ bảng hay cột.
2. Hướng ưu tiên giữ bố cục và bảng
Một số công cụ OCR hỗ trợ chế độ cố gắng giữ lại bố cục ban đầu, gồm:
- Bảng nhiều hàng, nhiều cột
- Tiêu đề, đoạn, căn lề
- Khoảng cách dòng, tab
Đặc điểm:
- File Word có cấu trúc gần giống hình ảnh gốc
- Có thể chỉnh sửa từng ô bảng, từng dòng chữ
- Phù hợp cho bảng điểm, danh sách, hóa đơn, biên bản
Tuy nhiên, khả năng giữ bố cục còn phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng hình ảnh. Nếu hình ảnh quá mờ, bị nghiêng hoặc đường kẻ quá nhạt, dù chế độ giữ bố cục tốt đến đâu cũng khó cho kết quả hoàn hảo.
Chọn hướng xử lý nào cho nhu cầu của bạn?
Tùy từng trường hợp, bạn có thể chọn một trong hai hướng nói trên:
Khi nào nên ưu tiên nội dung?
- Chỉ cần lấy chữ để đọc, tóm tắt hoặc biên tập lại
- Bố cục không còn nhiều ý nghĩa
- Hình ảnh hơi mờ nhưng nội dung vẫn đọc được
Ví dụ:
- Một đoạn văn bản chụp từ sách, báo, tài liệu
- Một phần nội dung cần dán vào báo cáo, email
Khi nào nên ưu tiên bố cục?
- Tài liệu dạng bảng, biểu mẫu, danh sách nhiều cột
- Cần chỉnh sửa trực tiếp từng ô, từng dòng
- Muốn file Word nhìn tương đối giống hình ảnh gốc
Ví dụ:
- Bảng điểm, danh sách lớp
- Hóa đơn, bảng kê, biểu mẫu hành chính
- Biên bản có nhiều dòng và cột thông tin
Trong thực tế, đôi khi bạn cần thử cả hai cách:
– Một bản ưu tiên nội dung,
– Một bản ưu tiên bố cục,
rồi chọn ra bản phù hợp nhất với mục đích của mình.
Mẹo giúp tăng độ chính xác khi chuyển hình ảnh sang Word
Dù dùng công cụ nào, chất lượng hình ảnh đầu vào vẫn là yếu tố quyết định phần lớn kết quả. Một số lưu ý đơn giản nhưng hiệu quả:
- Sử dụng hình ảnh rõ, không quá mờ hoặc vỡ nét
- Hạn chế nghiêng, cắt lệch hoặc mất góc tài liệu
- Tránh bóng đèn chiếu trực tiếp lên vùng chữ
- Không dùng hình ảnh bị nén quá mạnh (dung lượng quá nhỏ)
- Nếu tài liệu nhiều trang, nên tách từng hình cho mỗi trang
- Với bảng nhiều dòng, cố gắng chụp/scan sao cho nhìn rõ đường kẻ
Chỉ cần cải thiện nguồn hình ảnh một chút, kết quả OCR thường cải thiện rõ rệt, đặc biệt với tài liệu Tiếng Việt.
Câu hỏi thường gặp khi chuyển hình ảnh sang Word:
Nguyên nhân thường gặp:
- Công cụ chỉ tập trung nhận chữ, không tái tạo bảng
- Hình ảnh gốc có đường kẻ mờ, đứt đoạn hoặc không đều
- Tài liệu có nhiều ô nhỏ, cấu trúc phức tạp
Gợi ý xử lý:
- Nếu công cụ có chế độ “giữ bố cục” hoặc tương tự, hãy thử bật lên
- Chuẩn bị hình ảnh rõ, không mờ và không nghiêng quá nhiều
Nguyên nhân:
- Hình ảnh thiếu sáng, chữ bị lem hoặc nét chữ quá mảnh
- Độ phân giải thấp, phóng to lên bị vỡ
- Font chữ lạ, khó nhận dạng
Gợi ý xử lý:
- Dùng hình ảnh rõ hơn, ưu tiên scan hoặc ảnh gốc chất lượng cao
- Tránh chụp từ quá xa hoặc để chữ quá nhỏ trong khung hình
Nguyên nhân:
- Hệ thống không phân biệt rõ đoạn văn, dòng, xuống dòng
- Văn bản có canh lề lạ, tab và khoảng trắng không đều
Gợi ý xử lý:
- Sau khi chuyển đổi, chỉnh lại một lượt định dạng đoạn văn
- Với tài liệu dài, nên chia nhỏ từng phần để xử lý sẽ dễ kiểm tra hơn
Điều này phụ thuộc vào:
- Chất lượng hình ảnh gốc
- Khả năng phân tích bố cục của công cụ OCR đang dùng
Một số trường hợp bảng phức tạp vẫn cần chỉnh tay một phần, nhưng việc chuyển trước sang Word cũng giúp tiết kiệm thời gian hơn so với gõ lại toàn bộ.
Với chữ viết tay rõ ràng, đều nét, một số công cụ có thể nhận dạng được một phần nội dung. Tuy nhiên:
- Văn bản viết tay thường khó đạt độ chính xác cao
- Bạn vẫn cần đọc lại và chỉnh sửa nhiều sau khi chuyển
Tùy nhu cầu:
- Với nhu cầu không thường xuyên, xử lý nhanh, các công cụ trực tuyến là lựa chọn tiện lợi
- Với tài liệu nhạy cảm hoặc xử lý số lượng lớn, một số người thích dùng phần mềm cài trên máy để tự chủ hơn về dữ liệu
Chuyển hình ảnh sang Word để chỉnh sửa với VNConvert
Phần lớn công cụ chuyển hình ảnh sang Word hiện nay dựa trên OCR, tập trung nhận diện ký tự nên dễ gặp lỗi về bảng, cột hoặc dấu Tiếng Việt. VNConvert cũng sử dụng công nghệ OCR nhưng có sự hỗ trợ của AI trong quá trình nhận diện, tái tạo bố cục cũng như phát hiện từ ngữ giúp định dạng và từ ngữ chính xác hơn, hạn chế tối đa lỗi font chữ, chính tả, đặc biệt cho Tiếng Việt có dấu, đồng thời phân tách thành 2 chế độ giúp tối ưu chuyển đổi tùy theo mục đích:
1. Chế độ Scan giữ nội dung tốt nhất
- Chế độ này tối ưu trong việc nhận diện nét chữ và dấu, giúp hạn chế tình trạng lỗi font hoặc tách sai ký tự.
- Phù hợp khi bạn ưu tiên lấy nội dung văn bản, từ ngữ rõ ràng để biên tập lại trong Word.
2. Chế độ OCR giữ định dạng
- OCR xác định tốt hơn các vùng như bảng, hàng – cột, tiêu đề, đoạn văn hay hình biểu tượng trong hình ảnh cần giữ lại
- Nhờ vậy, nhiều tài liệu có bố cục phức tạp (bảng điểm, danh sách, biểu mẫu) có thể được giữ lại ở mức tối ưu hơn
Cách sử dụng VNConvert để chuyển đổi
- Truy cập vào trang công cụ chuyển đổi tại https://vnconvert.com/images-to-docx
- Chọn hình ảnh để tải lên
- Chọn chế độ Scan ưu tiên nội dung hoặc OCR ưu tiên giữ bố cục
- Nhấn Chuyển để bắt đầu, file Word có thể xem trước hoặc tải về máy để chỉnh sửa ngay sau khi quá trình chuyển đổi hoàn tất
Kết luận
Việc chuyển hình ảnh sang Word để chỉnh sửa không phải lúc nào cũng hoàn hảo, nhưng hoàn toàn khả thi nếu:
- Hiểu được giới hạn của việc nhận diện từ hình ảnh
- Chuẩn bị hình ảnh đầu vào đủ rõ
- Chọn hướng xử lý phù hợp: ưu tiên nội dung hay ưu tiên bố cục
Khi nắm được những nguyên tắc cơ bản này, bạn có thể khai thác tốt các công cụ OCR hiện có và giảm đáng kể thời gian phải gõ lại tài liệu Tiếng Việt từ đầu. Cuối cùng, nếu cần thêm tuỳ chọn chuyên sâu cho Tiếng Việt, bạn có thể thử các công cụ có thêm chế độ tách nội dung và giữ bố cục như VNConvert để tìm ra cách làm phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
