Chuyển PDF Scan sang Word để chỉnh sửa nội dung chuẩn tiếng Việt

PDF Scan là gì và vì sao lại khó xử lý?

Những ai thường xuyên làm việc với tài liệu chắc không lạ gì file PDF Scan – những files được tạo ra từ máy scan chuyên dụng, ứng dụng scan trên điện thoại hoặc ảnh chụp một tài liệu bất kỳ. Dù cách tạo khác nhau nhưng đều có điểm chung là toàn bộ nội dung nằm trong hình ảnh, không thể copy hay chỉnh sửa trực tiếp. Đối với các tài liệu Tiếng Việt có dấu, điều này càng gây nhiều khó khăn hơn. Vì vậy, khi cần biên tập, chỉnh sửa lại từng đoạn hoặc tái sử dụng nội dung, việc chuyển PDF Scan sang Word gần như là lựa chọn duy nhất.

Dù được tạo từ nhiều cách khác nhau, nhưng mỗi cách lại có những đặc điểm riêng gây khó khăn cho các phần mềm chuyển đổi PDF sang Word:

File scan từ máy scan chuyên dụng

Hình ảnh sắc nét, từ ngữ rõ ràng nhưng bố cục tài liệu thường phức tạp, đặc biệt là các tài liệu hành chính nhiều bảng biểu, danh sách hoặc có nhiều trường thông tin đặc thù

File tạo từ ứng dụng scan trên điện thoại

Một số ứng dụng tự động tăng độ tương phản hoặc làm nét quá mức, khiến chữ bị vỡ, răng cửa, mờ nhòe. Một số app chèn watermark hoặc để viền đen, ảnh hưởng không tích cực đến kết quả chuyển đổi.

Ảnh chụp tài liệu từ điện thoại

Ánh sáng, rung tay hoặc góc chụp đều có thể làm chữ nghiêng, bóng hoặc giảm độ rõ nét. Những chi tiết này khiến việc nhận dạng nội dung Tiếng Việt dễ sai lệch.

Dù đến từ nguồn nào, các files PDF Scan đều có điểm chung: từ ngữ, định dạng nằm trong ảnh. Điều này khiến việc chuyển PDF Scan sang Word dễ gặp lỗi dấu Tiếng Việt, nhảy chữ, lệch bố cục hoặc mất bảng biểu nếu công cụ chuyển đổi PDF sang Word không thông minh hay đủ mạnh mẽ để xử lý.

VNConvert tách riêng hai chế độ chuyên biệt dành cho PDF Scan để người dùng dễ chọn đúng mục tiêu và nhận được kết quả phù hợp.

Hai chế độ xử lý PDF Scan trên VNConvert

Chế độ Scan: lấy nội dung sạch để chỉnh sửa

Đây là chế độ phù hợp nhất khi bạn muốn biên tập lại nội dung, sửa câu chữ, trích đoạn hoặc gõ lại văn bản.

Những đặc điểm nổi bật của chế độ Scan:

• Nhận dạng nội dung Tiếng Việt chính xác, ít lỗi dấu
• Xử lý tốt chữ viết tay rõ nét
• Giữ các định dạng cơ bản như xuống dòng, in đậm hoặc nghiêng
• Kết quả giống một văn bản được gõ lại bằng Word, dễ chỉnh sửa và biên tập

Chế độ Scan phù hợp với nội dung trang sách, bài báo, bài thi, giấy viết tay… hoặc các tài liệu ưu tiên từ ngữ, chính tả hoặc ngôn từ… Ít ưu tiên định dạng, bảng biểu, danh sách… Toàn bộ tài liệu sẽ được chuyển thành một file Word phẳng, nội dung tuần tự, từ trên xuống dưới.

Chế độ OCR: giữ bố cục và bảng biểu

Nếu tài liệu PDF Scan có nhiều bảng, biểu mẫu hoặc bố cục phức tạp, chế độ OCR sẽ phù hợp hơn.

Đặc điểm của OCR:

• Giữ nguyên bảng, hàng, cột dù phức tạp
• Giữ được danh sách bullet/numbering và tab
• Giữ được hình minh họa trong tài liệu
• Bố cục file Word gần giống với file PDF ban đầu

OCR đặc biệt phù hợp với biên bản, hợp đồng, báo cáo, bảng điểm, phiếu khảo sát và các biểu mẫu hành chính… vốn thường có nhiều loại định dạng phức tạp. Tuy nhiên từ ngữ, chính tả thường không được chính xác như chế độ PDF Scan

Nên chọn chế độ Scan hay OCR?

Việc chọn chế độ Scan hay OCR phụ thuộc vào mục đích chuyển đổi, dưới đây là bảng phác thảo chi tiết danh sách những mục đích và chế độ phù hợp:

Hai chế độ phục vụ hai mục đích khác nhau. Không có chế độ nào tốt hơn, chỉ có chế độ phù hợp hơn với nhu cầu cụ thể của người dùng.

Với kinh nghiệm nhiều năm trong việc chuyển đổi và xử lý tài liệu, đồng thời liên tục tiếp thu thông tin, phản ánh của khách hàng thì việc kết hợp cả 2: OCR để giữ bố cục và copy từ ngữ, chính tả trong file Scan để chuẩn hóa lại nội dung trong file Word đã giúp nhiều khách hàng của VNConvert “ăn điểm” tuyệt đối trong việc giữ chất lượng file Word tương đương với file PDF scan gốc ban đầu 

Hướng dẫn chuyển PDF Scan sang Word trên VNConvert

Việc chuyển PDF Scan sang Word trên VNConvert rất đơn giản, chỉ cần thực hiện theo vài bước cơ bản dưới đây. Dù là ảnh chụp, file từ ứng dụng scan hay bản quét từ máy scan chuyên dụng, bạn đều có thể xử chuyển đổi nhanh chóng mà không cần cài thêm phần mềm:

Bước 1: truy cập trang Chuyển PDF sang Word tại https://vnconvert.com/pdf-to-docx/

Bước 2: tải file PDF Scan lên từ thiết bị hoặc kéo thả trực tiếp

Bước 3: chọn chế độ phù hợp:

• Chọn PDF Scan nếu mục tiêu là chỉnh sửa nội dung.
• Chọn PDF OCR nếu muốn giữ bố cục và bảng biểu.

Bước 4: nhấn Chuyển đổi và chờ hệ thống xử lý.

Bước 5: tải file Word xuống và chỉnh sửa theo nhu cầu.

Vì sao VNConvert xử lý PDF Scan hiệu quả?

VNConvert được tối ưu cho nhiều ngôn ngữ, đặc biệt là Tiếng Việt và tách riêng hai chế độ xử lý nhằm đáp ứng những nhu cầu phổ biến nhất:

• Chế độ Scan cho nội dung sạch, dễ biên tập
• Chế độ OCR cho bố cục đầy đủ và rõ ràng
• Ít lỗi chính tả
• Giữ bố cục giống file gốc nhất có thể
• Xử lý tốt các file hơi mờ, nhòe hoặc nghiêng nhẹ
• Không cần cài phần mềm, thao tác đơn giản

OCR là công nghệ quen thuộc và thường chỉ có ở các công cụ trả phí. VNConvert cũng sử dụng OCR và đã tối ưu để xử lý tài liệu Tiếng Việt tốt hơn. Điểm khác biệt nằm ở việc VNConvert bổ sung thêm chế độ Scan như một nhánh xử lý riêng, tập trung vào việc nhận dạng từ ngữ và chính tả từ file Scan, phù hợp với nhiều ngôn ngữ và đặc biệt hiệu quả với Tiếng Việt có dấu.

Nhờ kết hợp cả Scan và OCR, tài liệu có bố cục phức tạp vẫn được giữ nguyên, còn các trường hợp ảnh chụp, chữ viết tay hoặc file hơi mờ vẫn cho nội dung sạch, dễ biên tập. Cách tiếp cận này giúp VNConvert đáp ứng hầu hết nhu cầu thực tế mà người dùng không phải chỉnh sửa lại quá nhiều.

Câu hỏi thường gặp

Kết luận

Việc chuyển file PDF Scan sang Word hiệu quả phụ thuộc vào việc chọn đúng chế độ xử lý. Chế độ Scan phù hợp khi mục tiêu là chỉnh sửa nội dung. Chế độ OCR phù hợp khi cần giữ bố cục. VNConvert tách rõ hai chế độ giúp người dùng đạt được kết quả đúng mục đích và giảm đáng kể thời gian chỉnh sửa file sau khi chuyển đổi